La Sociedad Chilena de Astronomía ha abierto llamado para empresas productoras para hacerse cargo de la organización de la versión 2019 de LARIM, a realizarse en Antofagasta, Chile.

El llamado oficial se encuentra a continuación:

Llamado a presentar propuestas económicas para producir la XVI Reunión Latinoamericana de Astronomía (LARIM 2019)

Actualización 24/01/2018: Las respuestas a las preguntas enviadas por distintos oferentes pueden ser encontradas en esta página. 

Presentación

La Sociedad Chilena de Astronomía (SOCHIAS) tiene la responsabilidad de organizar la XVI Reunión Latinoamericana de Astronomía (LARIM) durante el año 2019, convocando a una gran cantidad de astrónomos de numerosos países. Para llevar a cabo la producción de este evento SOCHIAS desea recibir propuestas económicas de parte de empresas con la capacidad de manejar un evento de esta envergadura, guiada por un comité científico designado para este fin.

Detalles técnicos del evento

• LARIM 2019 es un congreso científico que abarca 5 días. No obstante, es posible que otros eventos científicos menores se desarrollen justo antes, durante o después de LARIM 2019. Este llamado no abarca a tales eventos, pero puede ser importante, para una organización efectiva, conocer de su eventual desarrollo.
• La ciudad sede de LARIM 2019 es Antofagasta (Chile).
• De acuerdo a la postulación a sede de LARIM, el espacio principal para desarrollar las actividades es el Hotel Antofagasta, aunque es posible complementar capacidades con otros lugares cercanos (e.g. Hotel Terrado y otros).
• El número estimado de participantes es entre 500 a 1000 personas.
• El idioma oficial del evento será el inglés, aunque la mayor parte de los participantes hablarán castellano o portugués como lenguas nativas.
• LARIM 2019 contará con tres programas de actividades:
  • Programa científico, que incluirá actividades en sala, plenarias y en paralelo, así como otras complementarias (e.g. exhibición de posters; desarrollo de feria con stands de organismos científicos; etc.).
  • Programa social, recreativo y cultural para participantes. Esto incluye cafés y cena plenaria como actividades sociales, mientras puede incluir actividades culturales o recreativas masivas (e.g. visita a observatorios, concierto, excursión a salitreras, etc.), y provisión de información sobre otras actividades (e.g. gastronomía; turismo aventura; etc.).
  • Programa de extensión a la comunidad local (e.g. charlas, conversatorios u otras actividades en lugares de acceso público). Este llamado considera principalmente el manejo de la logística asociada al programa científico, aunque puede abarcar también aspectos del programa recreativo y cultural.

• La concordancia entre las actividades programadas y la logística ofrecida por la empresa será supervisada y deberá contar con el visto bueno de un Comité Organizador Local (LOC), conformado por un número de científicos de varias universidades nacionales y una representante del Convention Bureau Antofagasta.
• Los eventos LARIM son regulados por la Unión Astronómica Internacional (International Astronomical Union, IAU), la cual establece algunas condiciones para su realización, detalladas en: https://www.iau.org/science/meetings/rules (prestar especial atención al cobro máximo, detallado en 3.5 de las reglas, y considerar que pagos tempranos o de estudiantes pueden ser mucho menores; e.g. en LARIM 2016 los estudiantes que hicieron pagos tempranos cancelaron sólo 45% de ese máximo, mientras los becados no cancelaron monto alguno).
• IAU aporta fondos para el evento, pero ellos deben ser usados íntegramente en la asignación de beneficios a participantes. Es necesario, por tanto, captar recursos adicionales o estructurar el plan financiero en base al cobro de las inscripciones.

Tareas de la empresa seleccionada

La empresa seleccionada deberá:

• Hacerse cargo de las actividades de logística general del evento (e.g. consolidar información práctica; procesar inscripciones y pagos; gestionar tarifas convenientes de hotelería y otros servicios; asistir a quienes requieran ayuda para hacer valer las ofertas de hotelería y servicios; coordinar transportes entre las distintas actividades si se requiere; etc.).
• El personal de apoyo para las actividades de LARIM 2019 podrá consistir de integrantes de las universidades locales (e.g. estudiantes avanzados dedicando horas de trabajo a cambio de un incentivo económico; o bien postdocs o astrónomos actuando como voluntarios). No obstante, dado que estos sectores de público pueden tener interés en asistir al evento, la empresa deberá proveer una oferta alternativa de personal de apoyo.
• Conseguir donaciones o auspicios adicionales para asignación de beneficios y pago de servicios, los que podrán incluir aquéllos provistos por la misma empresa​, con miras a proveer mejores prestaciones a los participantes (servicios básicos, actividades culturales y recreativas, etc.).
• Establecer un margen adecuado de ganancia por inscripciones, habida cuenta de los límites de cobro establecidos por IAU para este ítem.

Propuestas

Las propuestas deben incluir:

• Presentación de la empresa demostrando experiencia previa.
• Una descripción de los servicios de la empresa relacionados con el desarrollo de este tipo de eventos.
• Un plan financiero de ingresos (inscripciones, donaciones, auspicios) y costos generales del evento, incluyendo en ítem separado las ganancias de la empresa, diferenciando ganancias fijas (i.e. no dependientes del número de participantes) y ganancias variables (i.e. en función del número de participantes). Se pide declarar explícitamente el margen esperado de ganancia por inscripción de cada participante.
• Planificación tentativa de actividades, comenzando en el primer semestre de 2018, para asegurar la provisión de servicios.
• Plan de comunicaciones del evento (opcional). Los antecedentes presentados en la propuesta serán considerados vinculantes al momento de realizar el contrato de prestación de servicios entre el oferente escogido y la Sociedad Chilena de Astronomía.

Evaluación

La evaluación de las propuestas será realizada por un panel ad-hoc definido por la directiva actual de la Sociedad Chilena de Astronomía, definido por SOCHIAS, cuya conformación excluirá a personas que hayan tenido relaciones comerciales con alguno de los oferentes. Los criterios a ser considerados serán:

• Experiencia trabajando en eventos de similar escala y/o naturaleza.
• Antecedentes del equipo de trabajo.
• Plan de financiamiento y actividades.
• Costos asociados a la propuesta.
• Plan de comunicaciones (opcional), incluyendo elementos de cobertura a nivel nacional e internacional.
• Otros que el panel estime relevantes para juzgar la calidad de la propuesta. Los antecedentes presentados serán considerados confidenciales y sólo serán discutidos dentro del panel ad-hoc. Dicho panel podrá pedir a los oferentes, después de la apertura de la propuesta, aclaraciones sobre su oferta que permitan una mejor comprensión de los antecedentes presentados. Las aclaraciones del oferente que sea adjudicado, pasarán a formar parte del contrato respectivo u orden de compra.

Condiciones para la presentación de propuestas

Para presentarse al llamado la empresa interesada debe cumplir al menos con:

• Tres años trabajando en el rubro, con experiencia comprobable en organización de eventos de escala y/o naturaleza similar.
• Constitución legal apropiada, incluyendo personería jurídica y otros antecedentes legales atingentes. Se considerarán como deseables las siguientes características:
• Aunque el contrato será privado con SOCHIAS y no a través de organismos estatales, se valorará positivamente hallarse inscrito en el portal “Chile Proveedores”, en estado “hábil” al momento de firmar contrato.
• Establecer el compromiso explícito y detallar de qué forma se operará en una fracción importante con servicios provistos por empresas de la Región de Antofagasta. No se considerarán propuestas de empresas en los siguientes casos:
• La empresa oferente o sus directores (representante legal, gerentes, ejecutivos) no pueden tener vínculos familiares en los últimos 5 años con directores actuales de SOCHIAS.

Plazos y Forma de Entrega

Se aceptarán postulaciones a ser recibidas hasta el 16 de febrero de 2018 sólo en el correo electrónico asistente@sochias.cl. Se espera anunciar públicamente la decisión final respecto a este llamado a más tardar el 16 de marzo de 2018. La Sociedad Chilena de Astronomía se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente a un mismo oferente o a varios oferentes a la vez y/o declarar parcial o totalmente desierta la adjudicación de la presente licitación si no existe una propuesta que cumpla con los términos especificados en el presente llamado.

Aclaraciones

Si alguna empresa oferente requiere aclaraciones acerca de los documentos de la propuesta, deberá hacer llegar sus preguntas a través de correo electrónico dirigido a asistente@sochias.cl hasta el 20 de Enero de 2018. Las respuestas a las preguntas serán públicas.