Sochias

Aclaraciones Llamado a potenciales productoras para LARIM 2019

Las siguientes preguntas fueron recibidas con anterioridad al plazo de recepción del 20 de Enero de 2018. Una vez recibidas todas las preguntas, el comité ha respondido todas las preguntas (sin tomar en cuanta aquellas preguntadas por más de una productora). Algunas preguntas no han sido incluidas aún ya que se están solicitando los detalles a las organizaciones anteriores, chequear esta página de nuevo a partir del 29 de Enero. 

Ante dudas del proceso, contactarse a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. .

Aclaraciones actualizadas al 31/01

- Hemos recibido varias solicitudes de precisar el número de participantes de la conferencia. El número exacto es obviamente imposible de definir a priori. Sin embargo la versión 2016 de Larim contó con 373 participantes registrados y se espera que la productora encargada sea capaz de acomodar a todos los participantes que deseen asistir. Por este motivo se espera que las propuestas entregadas consideren esta incerteza en el plan de trabajo (escenario esperado y planes de acción en caso de que ese escenario no sea el real).

-Cuáles fueron los valores cobrados en cada categoría de registro en las versiones anteriores de Larim?

Para los valores de la versión 2016 visitar: http://larim.unal.edu.co/#Registration. La información sobre la versión 2013 es limitada, pero los valores pueden ser encontrados en: http://www.sp-astronomia.pt/node/460

-Forma de financiamiento (y que se incluye en éste) de los "invited speakers y keynote speakers".

Se espera que los charlistas invitados ("invited" y "keynote" speakers) no deban pagar el costo del registro, sin embargo no se espera que se les provea de alojamiento o viáticos a la totalidad a ellos. En caso de que este tipo de financiamiento sea necesario, el comité científico buscará fuentes de financiamiento extras (en esta búsqueda se espera la colaboración de la productora seleccionada aún cuando el financiamiento no).

-Cuál es la cantidad esperada de exhibición comercial?

No se tiene un número determinado, ya que este variará enormemente dependiendo del costo que se le asigne a la exhibición. En reuniones más locales, se ha contado con hasta 10 stands de instituciones científicas ligadas a la astronomía, sin haberse explorado opciones 100% comerciales. Propuestas en este aspecto son esperadas.

-Existe una fecha determinada para el evento?

La fecha específica no ha sido determinada. Sin embargo, se espera que la reunión se realice en el segundo semestre del año, alrededor del mes de Octubre como se ha hecho en versiones anteriores. 

-Formato del Congreso en términos de programa: paralelas – plenario, importante para el cálculo del equipamiento AV y staff de sala.

Para este punto se puede tomar como referencia la versión anterior de Larim (http://larim.unal.edu.co/4755/) realizada el 2016.

-¿Existe alguna regulación especial para la industria/sponsors? Por ejemplo: ¿es permitido presentar empresas que ofrezcan un % de las ventas? Específicamente joyas artesanales o algo así, nada relacionado con el tema científico.

En principio no hay problema con esto, pero es necesario dar al LOC la capacidad de visar preliminarmente a estas empresas, validando que no haya problemas con la comunidad local o con la comunidad científica. Es particularmente deseable que haya presencia de stands u otro medio de promoción de la oferta turística local de variada índole, de modo que los participantes tengan acceso a complementar su visita a Antofagasta con actividades deportivas, culturales o recreativas.

-¿Valores hotel sede (Hotel Antofagasta) ya fue negociado por Sochias?

No, se espera que eso sea labor de la productora seleccionada.

-Podría indicar la cantidad de salas necesarias y la capacidad de cada una de ellas.

Para la cantidad de salas se puede tomar como referencia la versión anterior de Larim (http://larim.unal.edu.co/4755/) realizada el 2016. En cuanto a la capacidad, se debe dividir el número estimado de participantes por el número de salas esperadas y aumentar ese número en al menos un 30% para tomar en cuenta una distribución no uniforme de los intereses de los asistentes.

-¿Se puede contar con un programa tentativo? Así podríamos ver la cantidad de café, almuerzos, cenas oficiales, horarios de trabajo, etc.

La reunión dura 5 días, en cada uno de ellos se espera un coffee break en la mañana y uno en la tarde. Los almuerzos corren por parte de cada participante, se pueden considerar ofertas que incluyan un costo adicional opcional por la opción de almuerzo incluído. La cena oficial es una sola y debe realizarse antes del último día de la conferencia. Es posible que, para dar un sello local, el LOC prefiera un formato de cena diferente a lo convencional, como por ejemplo un "asado a la chilena" u otro. Aunque el costo debe considerarse pensando en el peor caso, es importante no amarrar ese costo a un formato de cena fijo.

Se puede tomar el programa de la versión anterior de Larim como referencia (http://larim.unal.edu.co/4755/).

- Las actividades ¿serán dentro de la ciudad o se está contemplando alguna afuera? ¿Cuáles son los lugares que tienen en mente?.

La conferencia debe realizarse en un lugar de fácil acceso para todos los participantes (desde estudiantes a profesionales más senior), con acceso a opciones de alimentación de variados rangos de precios y, por supuesto, debe contar con todos los requerimientos mínimos de un evento de este tipo (accesibilidad, servicios básicos, etc.). Es importante destacar que el Hotel Antofagasta, propuesto por el Convention Bureau Antofagasta como el más apropiado para este evento, es vecino a Mall Plaza Antofagasta y se halla muy cercano a numerosos servicios generales en el centro de la ciudad. En caso de proponerse algún lugar fuera de la ciudad se debe proveer transporte desde y hacia el lugar. Se deja a discreción de los oferentes el lugar de realización del evento, pero debe tomar en cuenta los puntos anteriores.

-Aunque se indica que la conferencia será en inglés ¿se debe contemplar traducción simultánea en otros idiomas? Si fuera así ¿en cuántas salas?.

No, la conferencia será en inglés y se espera que los participantes no necesiten traducción simultánea. Esta información debe ser clara para los participantes al momento de registrarse (en el sitio web en inglés). Esto también significa que el personal en contacto directo con los participantes deben estar preparados para atender al público en inglés en caso de que éstos no manejen el español.

-Se menciona que habrá exposición de posters ¿cuentos se deben contemplar?.

Es una cantidad variable. Puede ser un 20%-50% de la cantidad total de participantes. En caso que la cantidad de posters sea demasiado alta, se puede considerar hacer una rotación de posters para que cada poster esté en exhibición la mitad del tiempo de la conferencia. Como referencia, en la Reunión Anual de SOCHIAS sostenida en el Hotel Antofagasta en 2016, y a la que asistieron aproximadamente 250 personas, se habilitó espacio para unos 80 posters, de manera permanente, pero los paneles debieron ser arrendados a una empresa externa. En este espacio un número mayor de posters más pequeños es posible, o bien se podrían rotar.

-Las actividades sociales (observatorios, salitreras, etc.) deberán estar incluidas en el valor de inscripción?.

Las actividades turísticas no deben estar incluídas en el valor base de la inscripción, si no que deben ser opcionales para los participantes. Suele incorporarse la categoría de 'acompañante', la que debe incluir actividades turísticas y acceso a las actividades sociales de la conferencia.

Las actividades sociales de la conferencia (por ejemplo: cocktail de bienvenida, cena) sí deben estar incluídos en la inscripción. Sin embargo, puede considerarse dejar opcional también la entrada a la cena (si es así, la categoría de acompañante también debe dejar fuera la cena por consistencia).

En caso de haber visitas a los observatorios, el LOC se encargaría de gestionar éstas (por tratarse de un tema científico relacionado directamente con la conferencia). Por lo que el flujo proyectado no debe tomar en cuenta este tipo particular de actividad. El LOC se reserva el derecho a agregar actividades a la agenda, para las que buscaría financiamiento de fuentes externas y gestionadas por el comité mismo, lo que las dejaría fuera de cualquier flujo proyectado.

-El fondo que entregará a IAU ¿podría aclarar para qué propósitos se puede destinar?.

Como dicen las bases publicadas en el llamado: "IAU aporta fondos para el evento, pero ellos deben ser usados íntegramente en la asignación de beneficios a participantes." Los beneficios a los participantes pueden ser becas de viaje, alojamiento y alimentación por ejemplo. En cualquier caso, estos fondos serán administrados por el LOC, y no deben ser considerados en el modelo de negocios salvo por el hecho de que quienes reciban estas ayudas no pagarán inscripción y sin embargo deben tener derecho a los mismos beneficios que los participantes que sí hayan pagado.

-Para las empresas auspiciadoras ¿se debe contemplar modulación para los stands?.

Sí, los stands deben ser proporcionados por la organización para coordinar su distribución, montaje y desmontaje. El valor de este servicio se descuenta de los ingresos de los auspiciadores mismos.

-¿Se debe entregar certificados de asistencia?.

Sí, pero estos pueden ser en formato digital enviados a todos los participantes luego del fin de la reunión.

-Se debe contemplar servicio de streaming? Si es así, requeriríamos especificaciones de lo requerido.

No, no es obligatorio. Se puede dejar como opción para las propuestas.

-¿Necesitan registro audiovisual y fotográfico de la conferencia?

Se requiere al menos una fotografía oficial de la reunión con los participantes. Registro de las charlas plenarias es deseable, mas no obligatorio.

-¿La conferencia debe contar con una aplicación web (APP)?

No es obligatorio, pero contar con ella puede ser incluido en la propuesta.

¿El sitio web debe ser cotizado y administrado por la empresa OPC?

Se espera que todo lo relacionado con la ejecución del evento sea manejado por la productora seleccionada. Esto incluye la creación y mantención del sitio web en inglés que debe tener el evento, el que puede ser alojado en los servidores de la Sociedad. Se propone utilizar un sistema Wordpress no exclusivo, que mantenga acceso para tanto para la productora como para el LOC. El sitio web de la conferencia es el punto de contacto primario con los asistentes, donde ellos deben poder registrarse, obtener información sobre la conferencia, participantes, lugares de alojamiento, traslados, etc.

-Para la ceremonias protocolares ¿se requiere un maestro de ceremonia/locutor?

Esto sólo es necesario si los actos incluyen autoridades públicas, si no, suelen ser los mismos miembros del comité organizador quienes ofician de maestros de ceremonia. Por lo general sólo la ceremonia de apertura (~1 hora de duración) cuenta con la asistencia de autoridades públicas, y solo ésta requeriría de un maestro de ceremonia.

-¿Se deben contemplar regalos para autoridades, invitados, participantes y/u otro? ¿Qué tipo de regalo esperan?

No es obligatorio, pero sí deseable. En cuanto al tipo de regalo, se espera algo de tipo simbólico, con relación a la región, en vez de algo costoso y/o genérico.

-¿Qué tipo de materiales se les entregan a los participantes? (bolso, mochila, programa, block, etc.) favor indicar sus especificaciones.

Las especificaciones se dejan libres para ser propuestas. Independiente del formato, se espera que los participantes como mínimo reciban el programa científico impreso, información turística local, mapa de las cercanías de la sede con información útil (dónde comer, casas de cambio, números de emergencia, etc.). Es deseable también que reciban algún tipo de bolso que les permita mantener todos estos materiales en orden, con la clara identificación del evento (logo por ejemplo, color, etc.) y si es posible algún tipo de souvenir. Se puede incluir en el paquete información de los sponsors, previa aprobación del Comité organizador sobre su contenido específico.

-¿Se debe contemplar transporte entre los hoteles donde estarán hospedados los participantes y la sede?

No, el transporte diario es de responsabilidad (y costo) personal de cada participante y no debe ser entregado por la organización a menos que se proponga un lugar de difícil acceso, en cuyo caso sí debe considerarse transporte desde al menos un par de ubicaciones donde los participantes puedan llegar por sus propios medios. 

-¿Cuál es el mínimo de ganancias esperado por IAU?

La organización (tanto local como internacional) no tiene un mínimo de ganancias esperadas, por tratarse todas de organizaciones sin fines de lucro.

-¿Habrán conferencistas invitados? ¿Cuántos? ¿Se les debe pagar honorarios, pasajes aéreos (desde donde), traslados terrestres, etc.?

Si, sin embargo es difícil precisar su procedencia o cantidad exacta.
Se pueden considerar un charlista al día con todos los gastos pagados para el flujo proyectado. Sin embargo, en muchas ocasiones los charlistas cuentan con sus propios fondos para cubrir asistencias a estas conferencias, por lo que no se espera que la cantidad de fondos necesarios sea mucho mayor a lo mencionado. No es habitual en este tipo de eventos que se paguen honorarios a los charlistas invitados que se quedan a toda la conferencia.

-Se indica que el congreso tiene una duración de 5 días, pero no se indica el mes (considerando que LARIM 2013 se realizó en Noviembre, y LARIM 2016 en Octubre). ¿Hay una fecha/mes decidido para la conferencia?

No, la fecha definitiva es flexible dentro de ese margen.

-¿Podrían indicarnos a qué se refieren con "eventos científicos menores" a desarrollarse antes, durante o después de LARIM 2019?

Algunos participantes suelen aprovechar la oportunidad de tener a varios de sus colaboradores internacionales en el mismo lugar y organizan 'mini-conferencias satélite' a la LARIM.

-¿A qué se refieren con "capacidades"? ¿Capacidades en los salones para los participantes?

En la frase: "De acuerdo a la postulación a sede de LARIM, el espacio principal para desarrollar las actividades es el Hotel Antofagasta, aunque es posible complementar capacidades con otros lugares cercanos (e.g. Hotel Terrado y otros).", sí, se refiere a capacidades de salones.

-¿Se requiere que el organizador bloquee habitaciones para la cantidad de participantes en el hotel del lugar de la conferencia y los hoteles aledaños?

Es parte de lo que puede ser parte de la propuesta.

¿Se requiere que la documentación (página web, lienzos, programa, folletería, etc.) sea solamente en inglés, o también en español y portugués?

Inglés es el idioma oficial por lo que se espera que todas las comunicaciones oficiales con los participantes sean en inglés.

-¿Se requerirá diseño y mantención de página web?

Sí, es parte de las tareas de la productora, bajo la supervisión del LOC. No obstante, el hosting será provisto en el servidor de SOCHIAS, proveyendo un motor Wordpress para la administración de contenidos. Es importante subrayar que todos los contenidos en esta web serán propiedad de SOCHIAS.

-¿Se requerirá una aplicación móvil Android/Apple del sitio web en 3 idiomas?

No es obligatorio pero sí deseable.

-¿Cuántas veces se espera reunir a los asistentes en sesión Plenaria? ¿Inauguración/Cierre?

Al menos una vez al día, posiblemente 2. Además de las ceremonias de inauguración y cierre.

-¿Cuántos stands esperan tener gratuitos y cuántos auspiciados? (ALMA, ESO, CTIO, Las Campanas, SOCHIAS, Universidades, Conicyt, Editorial Springer, IAU).

En el caso de la reunión nacional de SOCHIAS 2016, desarrollada en el mismo lugar, los stands fueron instalados en una terraza con vista al mar. El tamaño de esta terraza permitía instalar 9 stands en el perímetro. Stands adicionales podrían ser instalados en el centro, pero en el caso citado ese espacio se usó para posters.Las siguientes imágenes dan una idea de la configuración de los stands en ese espacio.

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-La obtención de auspicios está en manos de la empresa logística?


En la sección "Tareas de la empresa seleccionada" se establece que: "Conseguir donaciones o auspicios adicionales para asignación de beneficios y pago de servicios, los que podrán incluir aquéllos provistos por la misma empresa​, con miras a proveer mejores prestaciones a los participantes (servicios básicos, actividades culturales y recreativas, etc.)."

-Charlas públicas, ¿cuántas desean organizar?

Mínimo una charla pública. Más es deseable, pero de todas maneras es un tema que debe ser coordinado con el LOC.

-¿Los oradores serán de habla hispana (o habrá que considerar intérpretes para el público en caso de que sean en portugués o inglés)?

Para las charlas públicas, se suele preferir a charlistas de habla hispana por la cercanía con el público local. Sin embargo, si se cuenta con la presencia de una autoridad mundial en algún tema, se deberá proveer intérprete de la lengua correspondiente (por lo general inglés).

 

-¿Se considerarán diferentes niveles de Pagos de Inscripción? (Seniors/PostDocs y PhDs/Estudiantes)

Sí, se espera que el esquema de cobro sea similar a las versiones anteriores.

-Para confirmar: ¿qué se debe incluir en el registro?: Conferencia, Coffee Break, Cena Plenaria, almuerzos y proceedings (publicado o electrónico)?

Almuerzos pueden ser excluidos del registro siempre y cuando el lugar propuesto cuente con opciones convenientes (distancia, rangos de precios) para los distintos participantes.

-¿Cómo se manejará la recepción de los pagos? transferencia electrónica y paypal/tarjeta de crédito)?

Esto se espera que sea parte de la propuesta enviada.

-¿Habrán fondos del Comité Mixto y de otros fondos (ALMA, ESO, Carnegie, PUC, UdeC, Conicyt, AURA, NSF, TAO )?

No es 100% seguro por tratarse de fondos concursables/discrecionales.

-En el caso que sí sea, ¿se espera que la empresa logística solicite, administre y asigne los fondos?

En el caso de fondos concursables públicos, de observatorios internacionales, etc. será el LOC el encargado de ellos. Se espera que la empresa logística se encargue de conseguir fondos privados, siempre con la venia del LOC.

-Los voluntarios, ¿pueden ser estudiantes no astrónomos (aficionados) que quieran asistir a las reuniones?

Preferencia debe ser dada a los estudiantes de las universidades locales, para lo cual debe consultarse al LOC por esto más cerca de la fecha. En caso de no haber suficientes personas disponibles se podrá hacer una propuesta al LOC de personas aficionadas que trabajen en apoyo del evento, pero el LOC deberá validar esta nómina.

-¿Estaremos limitados a fondos adicionales solamente de organizaciones astronómicas o podemos solicitar fondos a mineras y empresas de otros rubros?

No, pero la organización se reserva el derecho de visar a los potenciales auspiciadores.

-Considerando que LARIM 2013 en Brasil contó con 462 participantes y LARIM 2016 en Colombia, contó con 292, ¿cuál sería la expectativa de participantes en LARIM 2019?

LARIM 2016 contó con 373, de acuerdo a un integrante del LOC de ese evento. El número probablemente sea >400, considerando el atractivo de Chile para la astronomía, pero no es posible garantizar esto.

-En el caso que los proceedings sean una versión IAU libro, ¿se encargará la empresa logística de acumular, editar, publicar y elegir al editor?

No. (Ver punto 3.10 https://www.iau.org/science/meetings/rules.)

-IAU proporciona 20,000 Euros para uso exclusivo para pago de registro (~14.400.000 CLP), ¿qué proporción se asigna a estudiantes?

Aún no se ha definido un criterio para esto, aunque probablemente la mayor parte sea asignada a estudiantes.

-¿Cuántos becados anticipan al 100%, 75%, 50%?

Es muy temprano para poder responder esto. Si hubiera fondos ilimitados idealmente debiera becarse a todos. El número final de becados dependerá en parte de los fondos asignados por IAU, de los fondos que el LOC obtenga por postulación a fondos concursables, y por los fondos que la productora levante para este fin como parte de auspicios generales al evento.

-¿Cuánto se asignará a pasajes aéreos, estadía de los becados?

Misma respuesta anterior.

-¿Cuánto será el fondo acumulado adicional para financiar LARIM 2019?

No se entiende qué quiere decir “fondo acumulado adicional”.

-Para que ustedes puedan comparar los presupuestos de las diferentes empresas de producción de manera clara y pareja, sugiero que puedan definir cantidades y características de los diversos ítems, ya que por ejemplo:
· Un presupuesto basado en 500 personas, es muy diferente a uno basado en 1.000 personas.
· Las tarifas hoteleras y de otros servicios, varían entre las diferentes semanas de los diferentes meses.
· El costo de modular y electrificar cada stand varía según cantidad a contratar.
· El programa impreso en formato de cuaderno con espiral y tapa dura, varía mucho en costo a un programa con lomo engrampado o empastado.
· Un bolso tipo mochila tiene un costo mucho mayor que una bolsa simple de TNT Depende del standard y características de lo que requieran, son los porcentajes de ganancia para el cliente.
 

Lo que se busca es que las propuestas sean coherentes financieramente. Si los costos de una propuesta son demasiado altos para los valores de registro presentados (los cuales deben seguir las guías de la IAU), entonces se deben reducir los gastos (por ejemplo usar bolsa TNT si el número de participantes es bajo, y mochila o bolsa TNT + un souvenir local en caso contrario). Si bien el costo de la modulación y de otros items son variables dependiendo de la cantidad, se puede presentar más de un plan (por ejemplo, el esperado, el pesimista y el optimista) que permitan mostrar los distintos escenarios.

Cabe mencionar que el enfoque de este tipo de reuniones es científico, por lo que nuestros asistentes no esperan recibir regalos lujosos, o pasajes en primera clase, si no que esperan que la organización les entregue información clara y precisa, que los horarios se cumplan, que el personal sea idóneo, capaz de responder y adaptarse, etc. Lo demás es accesorio y esperamos que las propuestas recibidas reflejen esto.

*Ver también primera respuesta publicada en esta página sobre la cantidad de participantes. 

-¿Debe ser la sede en el Hotel Antofagasta cuando pueden existir otras locaciones con salones mejor adaptados para las conferencias, stands, posters, etc.?

No, si hay lugares más idóneos por favor incluirlos en las propuestas indicando por qué son una buena alternativa.

Notas:  

25/01: Una versión anterior de esta página decía que: "la versión 2016 de Larim contó con 373 participantes registrados más 157 charlistas invitados (sin pago de registro)". Esto no es correcto, la versión 2016 sólo contó con 373 participantes registrados, los otros 157 fueron personas que se pre-registraron, pero que no completaron el proceso de registro. 

Se dará un plazo de 5 días hábiles (hasta el 30 de Enero) para que las productoras que enviaron preguntas antes del 20 de Enero puedan enviar contra-preguntas a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. . Las respuestas a estas preguntas se publicarán en esta misma página dentro de los siguientes 3 días hábiles. 

Ultima actualización: 25/01/2018

 

 

 

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